COMMENT RÉDIGER UN CONTRAT DE MAINTENANCE INFORMATIQUE ?

Vous souhaitez connaître les spécificités du contrat de maintenance informatique ? 

XEFI Bordeaux vous explique comment bien rédiger un contrat de maintenance informatique ainsi que les différents types de contrats existants. 

Les entreprises font de plus en plus appels à des prestataires externes dans le domaine informatique. Facile à mettre en place, véritable gain de temps et d’argent et expertise des intervenants, vous rencontrerez de nombreux avantages en choisissant un prestataire informatique. 

Mais pour sécuriser la future collaboration entre le prestataire informatique et l’entreprise, il faut absolument rédiger un contrat de maintenance informatique. XEFI Bordeaux vous conseille sur les différents types de contrat de maintenance informatique, et vous accompagne dans la rédaction de ce contrat très important. 

Bien rédiger un contrat de maintenance informatique 

La maintenance informatique a de nombreuses fonctions : elle va permettre de supporter, régler, réviser et assister techniquement le système informatique d’une entreprise. Dans la mesure où vous faites appel à un prestataire informatique externalisé, vous devez vous assurer qu’un contrat de maintenance informatique soit bien rédigé et que chaque partie s’accorde sur les mentions et responsabilités qui y seront listées. Cela permettra d’instaurer et d’installer des bases saines et pérennes. 

La maintenance comprend généralement une liste de prestations qui permettent de préserver le système informatique d’une entreprise, qu’elle soit TPE, PME ou ETI. Les entreprises veulent principalement préserver des bases de données, des sites internet ou des logiciels. C’est là qu’intervient le prestataire informatique externalisé, qui va encadrer le processus de maintenance. 

Le contrat de maintenance informatique est indispensable entre les deux parties, la rédaction de celui-ci sera très importante. XEFI Bordeaux vous accompagne et vous apporte son expertise dans la rédaction d’un contrat de maintenance entre le prestataire informatique externalisé et une entreprise souhaitant faire appel à ses services. 

Les différents types de contrats de maintenance informatique

Le parc informatique d’une entreprise nécessite de nombreuses actions de maintenance, qu’il faut anticiper et encadrer afin de limiter divers risques, comme la panne, la perte de données ou les failles de sécurité. Pour se faire, de nombreux types de contrats de maintenance peuvent être conclus entre les deux parties. XEFI Bordeaux vous accompagne et vous les énumère : 

• Le contrat de maintenance informatique : c’est le contrat de base qui maintient le système informatique d’une entreprise. Celle-ci fixera ses consignes au prestataire informatique externalisé, qui se chargera du dépannage, de la réparation, de l’amélioration, de la révision et du réglage de son parc informatique et du matériel.
• Le contrat de développement de logiciel informatique spécifique : le contrat est lié, comme son nom l’indique, à un logiciel informatique spécifique déjà présent au sein de l’entreprise. Il est important pour l’entreprise de bien définir ses attentes quant à la prestation attendue. 
• Le contrat d’intégration de logiciels informatiques : différent du contrat de développement de logiciel informatique spécifique, ce contrat d’intégration porte sur l’intégration d’un logiciel inédit à l’entreprise. Le prestataire informatique externalisé se doit d’être spécialisé dans l’intégration. 
• Le contrat d’externalisation informatique : avec ce contrat, l’ensemble du service informatique du client est confié au prestataire 
• Le contrat de fourniture d’application hébergée : un ou plusieurs logiciels spécialement conçus pour le client sont mis en place par le prestataire informatique externalisée 
• Le contrat software as a service (SAAS) : il s’agit d’un type de contrat très spécifique, qui visa à commercialiser un type de logiciel par le biais du cloud.

Les différents types de maintenance informatique encadrée par le contrat

Il est vital de lister les deux types de maintenances informatiques existantes. Sachant que les deux s’articulent autour des contrats de maintenance informatique, il est important d’indiquer que les deux types de maintenance peuvent être prévus au sein d’un même contrat. 

La maintenance informatique préventive

Son nom étant assez équivoque, cette maintenance vise en premier lieu à prévenir tout risques, pannes ou failles par un entretien et un contrôle régulier du parc informatique du client. À l’aide de vérifications programmées ou surprises, le système informatique de l’entreprise sera pris en charge par le prestataire informatique et son expertise. L’entreprise peut ainsi déléguer ces missions qu’elle faisaient auparavant, lui faisant ainsi gagner du temps. 

La maintenance informatique corrective

La maintenance corrective a pour vocation de corriger. Corriger donc un évènement qui s’est déjà produit. Elle s’oppose à la maintenance préventive. L’équipe technique du prestataire de le maintenance informatique se déplace pour résoudre tout problèmes. Son intervention rapide endigue généralement le problème et limite les répercussions sur l’activité du client. Cette maintenance corrective s’affine elle-même en deux sous-catégories : la palliative et la curative. La première, la maintenance corrective palliative, réparer provisoirement afin de remettre rapidement en marche la machine et ne pas entraver l’activité davantage. La seconde, la maintenance corrective curative, est la version plus poussée que la première. Elle vise a réparer complètement le matériel mais également de comprendre d’où vient la panne, pour mettre en place une procédure de prévention. 

Comment rédiger les obligations du contrat de maintenance informatique ?

La rédaction d’un contrat de maintenance informatique implique la reconnaissance d’obligations de la part des deux parties : le client et le prestataire. XEFI Bordeaux vous dresse une liste des obligations à mentionner lors de la rédaction de ce contrat. 

Les obligations du prestataire

Celui qu’on appelle également le mainteneur doit respecter de nombreuses obligations lors de la signature du contrat de maintenance informatique.  

• L’obligation d’information, de conseil, de mise en garde : le prestataire est dans l’obligation de communiquer à son client toute information utile, de le conseiller au mieux mais également de l’informer sur de potentielles failles ou problèmes inhérents à son activité. 
• L’obligations des engagements : le prestataire s’engage à respecter les délais, les garanties ainsi que les modalités d’intervention. Il s’engage également à ne pas recourir à un tiers (sous-traitance) dans le cadre de ses interventions, sauf si cela est nécessaire et approuver par le client au préalable.
• L’obligation de confidentialité : une obligation de confidentialité est signée pour sécuriser les données du client, comme ses bases de données. 

Les obligations du client

Tout comme le prestataire, le client lui aussi doit se soumettre à des obligations lors de la signature du contrat de maintenance informatique. 

• L’obligation de règlement : que ce soit par forfait, par abonnement ou par tarification selon les interventions, le prestataire attend une rémunération qu’il fixe au préalable, le client accepte lors de la signature du devis le montant de la prestations et ne peut pas le contester (sauf en cas de vice ou de rupture de contrat) 
• L’obligation de collaboration : le client doit donner les accès au prestataire, afin que celui-ci puisse réaliser ses missions sans facteur bloquant. 

Comment rédiger les mentions obligatoires du contrat de maintenance informatique ?

La rédaction d’un contrat est toujours très codifié. Le contrat de maintenance informatique ne fait pas exception. De nombreuses mentions doivent apparaître. XEFI Bordeaux vous accompagne et vous renseigne sur comment rédiger un contrat de maintenance informatique. 

En effet, comme dans tout contrat existant, les mentions obligatoires sont présentes : noms du prestataire, du client, des sociétés, formes juridiques de chacun, montant du capital social, numéros d’immatriculation, adresses des sièges sociaux, noms et postes des représentants légaux. 

S’ensuivent d’autres mentions importantes, comme le montant de la prestation (prix), la durée, le champ d’action de l’intervention, la clause de responsabilité, les éventuels clauses de modalités de rupture ou de résiliation de contrat, la clause traitement de litiges entre les deux parties. 

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XEFI Bordeaux, expert informatique dans la sécurité informatique et la gérance de parc informatique d’entreprise, vous accompagne dans vos démarches. Vous êtes à la recherche d’un prestataire de maintenance informatique ?